Curso Básico de Microsoft Excel

Segunda entrega  

Por: Angel Pacheco Gutiérrez

   
7. Insertar renglones En nuestro ejemplo, los nombres de los empleados, puesto y salario han sido colocados a partir del renglón 2. Si queremos agregar un título a nuestra hoja, necesitamos mayor espacio por arriba del renglón 2. Esto se logra con el método insertar renglones. Para hacerlo, debemos seleccionar el número de renglones que se requieren insertar a partir del renglón donde se hará la inserción. En este caso, seleccionaremos los renglones 2, 3 y 4. Coloque el apuntador del mouse sobre el número que identifica al renglón 2. Haga clic y sin soltar el clic arrastre el mouse hasta llegar al renglón 4. Luego suelte el mouse. En seguida verá que los renglones 2, 3 y 4 han quedado seleccionados.
 
  Ahora utilizaremos el menú contextual. Este menú aparece cuando se presiona el botón derecho del mouse. Dirija el apuntador del mouse a uno de los números que identifican los renglones seleccionados y haga clic derecho. Verá aparecer el menú contextual. Busque la opción Insertar y haga clic en ella.
 
  Inmediatamente verá insertados tres renglones y sus datos habrán quedado debajo. También verá un icono en forma de una pequeña brocha. Si hacemos clic sobre este icono. Podrá elegir de qué manera Excel deberá tratar los renglones insertados. Generalmente no se requiere que Excel respete el formato de los renglones, así que será mejor seleccionar Borrar formato.

Cuando pase el apuntador del mouse sobre el icono, verá el mensaje Opciones de inserción.

 

 

 

Si hacemos clic sobre este icono. Podrá elegir de qué manera Excel deberá tratar los renglones insertados. Generalmente no se requiere que Excel respete el mismo formato de los renglones de arriba o abajo, así que será mejor seleccionar Borrar formato.

  En la celda A2 escriba el nombre de la empresa, en la celda A2 su domicilio y en la celda A3 el teléfono de la empresa.

Esta no es precisamente la mejor presentación que podríamos darle al título. Así que trabajaremos para mejorar su imagen.

8. Combinar celdas Utilizando la propiedad de combinar celdas, podríamos colocar el título al centro de la hoja. Utilice el apuntador del mouse para seleccionar las celdas desde A2 hasta G2. Para ello, vaya con el mouse a la celda A2, haga clic y arrastre el mouse hasta llegar a G2. Suelte el mouse. Presione entonces la combinación de teclas Ctrl 1 para ver la ventana de Formato de celdas. Haga clic en la pestaña  Alineación  y seleccione Horizontal: Centrar Control del texto: Combinar celdas

Repita la misma operación para los renglones 3 y 4. Al terminar verá su hoja así:

9. Dar formato a celdas que contienen números. Tenemos una columna dedicada a los salarios. Hemos insertado diferentes cantidades que se supone están expresadas en moneda nacional. Sin embargo sería mejor ver las cantidades como estamos acostumbrados cuando se trata de pesos. Es decir, con el símbolo de pesos, el separador de miles y dos cifras decimales.

Utilizando el apuntador del mouse seleccione las celdas D6 a la D8.

Utilice la combinación de teclas Ctrl 1 para visualizar la venta de Formato de celdas. Haga clic sobre la pestaña  Número  y seleccione:

 Categoría: Moneda ;  Posiciones decimales: 2 ;  Símbolo: $ Español (México) ;  Números negativos: -$1,234.10

Observe los cambios en los datos seleccionados:

A manera de ejercicio, agregue en el renglón B9 el texto TOTAL y utilizando la técnica de combinar celdas, combine las celdas B9 y C9 alineadas al centro.

 

10. Utilizar la función

SUMA(Celda_ini:Celda_fin)

Vamos a calcular la suma de los salarios. Los operadores aritméticos en Excel son +, -, *, / para la suma, resta, multiplicación y división respectivamente. Para indicar a Excel una operación, debe seleccionar una celda en la que será calculada. Luego deberá comenzar siempre con el signo =. Por ejemplo, para calcular la suma de salarios, podemos seleccionar la celda D9. Introducir la siguiente expresión =D6 + D7 + D8 y presionar Enter. Lo que verá será la suma de los salarios.

Lo anterior es fácil si solo se trata de tres cantidades, pero imagine que tiene 27 salarios. El tiempo que le llevará introducir la suma y la probabilidad de error son muy altas.

Excel provee de una función integrada denominada SUMA. Puede utilizarla para indicar el rango de celdas que serán sumadas, ya sean horizontales o verticales. En este caso, podemos insertar en el renglón D9 lo siguiente: =SUMA(D6:D8)

A manera de ejercicio, agregue dos columnas mas: Meses e Importe a la derecha de Salario. Anote únicamente debajo de Meses los datos que usted guste, siempre que sean diferentes para efectos de lo que sigue. También deberá dar formato a las celdas para continuar con los bordes y deberá aplicar una trama de color gris claro a todo el encabezado de columnas.

 

11. Utilizar operaciones aritméticas sobre celdas relativas. Se dice que una celda tiene origen relativo porque al copiar su contenido a otra celda, las referencias a otras celdas contenidas en ella, son relativas a la nueva posición en que será pegada. Veamos un ejemplo para entender mejor este trabalenguas:

En la celda F7 inserte la siguiente operación: =D6*E6

En la siguiente imagen podrá apreciar el resultado:

Bien podríamos seguir insertado la misma operación en las celdas siguientes, solo cambiaríamos el número del renglón, porque las celdas serían las mismas. En vez de ello, vamos a copiar la celda F6 a los demás renglones. Coloque el apuntador del mouse sobre la celda F6 y observe que el cursor se muestra con un pequeño nodo en la esquina inferior derecha. Haga clic en ese pequeño nodo y arrastre el mouse hasta llegar a la celda F8.

Fig. 1

Fig. 1

 

          Nota:  =D6 * E6 son celdas relativas.

 

 

Fig. 2                                                     Fig. 3

      

Observe que los resultados son calculados perfectamente para cada renglón al momento de hacer la copia. Esto se debe precisamente a que las celdas que intervienen en la operación contenida en la celda origen son del tipo relativo.

Por último, utilizaremos nuevamente la función suma, para determinar el Importe total. Inserte en la celda F10 la función =SUMA(F6:F8)

A manera de ejercicio deberá dar el formato a la celdas para obtener una vista como la siguiente:

Por último haga uso de la vista preliminar para ver como ha quedado la hoja. Deberá obtener una vista como la siguiente:

 

12. Guardar el trabajo. Desde luego que querrá guardar este primer ejercicio. Para ello lleve el apuntador del mouse hasta la opción Archivo del menú de Excel, haga clic y seleccione Guardar. Al ser la primera vez que intente guardar, Excel le preguntará en qué lugar deberá guardar el trabajo. Busque una carpeta de su preferencia y haga clic en Guardar.

Nos vemos en la tercer entrega. Si surge alguna duda o sugerencia, envíeme un correo y la tomaré en cuenta.